Privacyverklaring

Manege Sint-Jorishoeve hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat

• wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• we om je uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens. Bepaalde gegevens kunnen evenwel gebruikt worden op andere rechtsgronden, zoals contractuele verplichting.
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen je graag met jouw vragen of opmerkingen over ons privacybeleid. Hiervoor kan je contact opnemen via het e-mailadres Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien..

Bewaartermijn

Wij zullen jouw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan we ze nodig hebben voor de doelen die wij hierboven omschreven.

We werken samen met derde partijen om onze dienstverlening te waarborgen. We kunnen gegevens aan hen doorgeven in het kader van onze diensten (de in punt 2 omschreven doeleinden).

• Inschrijvingsformulieren en (interne of externe) documenten: Google Drive
• Mailings: Gmail (interface voor opstellen en verzenden van template mails) en One.com (mailservers en interface voor opstellen en verzenden van mails)
• Inschrijvingstool: EquClub - Equicty NV
• One.com webservers voor de database van het onderdeel "Mijn Sint-Jorishoeve" op onze website
• Bridle, het ledensysteem van Paardensport Vlaanderen, voor lidmaatschap, verzekeringen en licenties bij de liga

Ofwel hebben we met deze partijen een overeenkomst die verzekert dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleven, ofwel blijkt dit uit hun algemene gebruiksvoorwaarden.

Gaan we een samenwerking aan met een nieuwe subverwerker, vragen we eerst je toestemming alvorens je persoonlijke gegevens door te geven.

Wij geven de verstrekte gegevens niet door aan andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

• In onze inschrijvingstool (EquClub)
• In een database op de webserver van onze hosting provider (One.com) voor gegevens die ingegeven zijn op het onderdeel "Mijn Sint-Jorishoeve" van onze website
• In het ledensysteem van Paardensport Vlaanderen (Bridle) voor personen die via de manege een verzekering en/of een licentie bij de liga hebben
• Op papier (bv. voortgangsfiches, contactgegevens voor noodgeval in het clubhuis)
• Op Google Drive, bijvoorbeeld wanneer we inschrijvingen voor activiteiten via Google Formulieren laten verlopen
• In Google Contacten, dit laat ons toe op een makkelijkere manier de ruiters te contacteren
• Op de mailserver van One.com bij het versturen van individuele mails
• In Gmail bij het versturen van individuele of collectieve mails gebaseerd op een template
• Op apparaten van onze medewerkers en de bijbehorende cloud service (Google, Microsoft, Apple). Denk aan veel gebruikte telefoonnummers die op een smartphone kunnen staan, mails die op het apparaat zelf opgeslagen staan, vrijwilligersplanning op de pc van de organisator van de activiteit, enz. Wij maken onze medewerkers bewust van privacy en hebben hier richtlijnen voor opgesteld.

Links

Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren je dan ook om altijd de privacyverklaring van de betreffende website te lezen.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestandje vervolgens op in je apparaat. Je apparaat heeft een uniek nummer, waardoor onze site het apparaat later weer herkent.

We kunnen cookies gebruiken om je ervaring op onze website te verbeteren. Je kunt het opslaan van cookies zelf via de browserinstellingen uitschakelen. Zonder cookies werkt onze website mogelijk minder goed.

Onze IT-systemen nemen geen beslissingen op automatische wijze. We nemen dit in overweging naar de toekomst toe om onze administratie te verlichten, maar momenteel worden alle handelingen van het systeem gestuurd door medewerkers of hiertoe bevoegde vrijwilligers van de manege.

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:

• Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens.
• Je hebt recht tot correctie van jouw gegevens.
• Je mag ons vragen de persoonsgegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).
• Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken. Hoewel we natuurlijk sowieso al enkel het strikt noodzakelijke doen met je gegevens en deze niet aan andere partijen doorgeven dan onze subverwerkers.
• Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens. Wij kunnen deze kopie op jouw verzoek ook aan een andere partij doorgeven, zodat je dit zelf niet meer hoef te doen.
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).
• Als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken, dan kan je hierover direct contact met ons opnemen via Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.. Je kunt desgewenst ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Je mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van jou verwerken. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).

We doen ons best om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden. Onze subverwerkers zijn verantwoordelijk voor technische beveiliging van de gegevens die zij verzamelen. Langs onze zijde nemen wij de volgende maatregelen:

Technisch

• De toegang tot de gegevens te beperken tot de personen die de gegevens nodig hebben.
• Aan onze medewerkers en vrijwilligers wordt gevraagd een degelijk wachtwoordbeleid te hanteren.
• De verbinding op onze website en met de inschrijvingstool is beveiligd met https.
• De fotoalbums op onze website zijn enkel toegankelijk mits het aanmaken van een account op onze website.

Organisatorisch

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Alle personen die namens ons van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

Wij kunnen deze privacyverklaring steeds aanpassen om deze up to date te houden.