1. Inleiding

Manege Sint-Jorishoeve (vzw Sint-Jorishoeve en Emmanuel Fillet) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat
• wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• we om je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens. Bepaalde gegevens kunnen evenwel gebruikt worden op andere rechtsgronden, zoals contractuele verplichting.
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen je graag met jouw vragen of opmerkingen over ons privacybeleid. Hiervoor kan je contact opnemen via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Doel Gegevens
Aanbieden van paardrijlessen (groepslessen en privélessen) en begeleide wandelingen, contact hieromtrent en ondersteunde diensten zoals verzekering via de VLP Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van ruiteractiviteiten, contact hieromtrent en ondersteunde diensten zoals verzekering via de VLP Naam en mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van pensionstalling en contact hieromtrent • De persoonsgegevens die in de identiteitspapieren van het paard staan.

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Aanbieden van pisteverhuur en contact hieromtrent Naam, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Belangrijk nieuws per e-mail aan onze klanten van paardrijlessen, wandelingen en ruiteractiviteiten over het aanbod van de manege Naam en e-mailadres (deze zijn een onderdeel van de andere gegevens die in ons systeem bewaard worden)
Vrijwilligersadministratie: we verzamelen gegevens over onze vrijwilligers met de bedoeling hen te kunnen inplannen en contacteren Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres (van ruiter en/of ouders)
Sponsorwerving: we verzamelen gegevens over onze sponsors Naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres, sponsorprestatie


Bewaartermijn

Wij zullen jouw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan we ze nodig hebben voor de doelen die wij hierboven omschreven.


Op welke dragers worden de gegevens bewaard?

• In onze inschrijvingstool
• Op papier (bv. voortgangsfiches, contactgegevens voor noodgeval)
• Op Google Drive, bijvoorbeeld wanneer we inschrijvingen voor activiteiten via Google Formulieren laten verlopen.
• Op apparaten van één van onze medewerkers en de bijbehorende cloud service (Google, Microsoft, Apple). Denk aan veel gebruikte telefoonnummers die op een smartphone kunnen staan, mails die op het apparaat zelf opgeslagen staan, vrijwilligersplanning op de pc van de organisator van de activiteit, enz.

3. Met welke subverwerkers werken wij samen?

We werken samen met derde partijen om onze dienstverlening te waarborgen. We kunnen gegevens aan hen doorgeven in het kader van onze diensten (de in punt 2 omschreven doeleinden). Enkele voorbeelden:
• Inschrijvingsformulieren en online documenten: Google Drive
• Mailings: Gmail (interface voor opstellen en verzenden van mails) en One.com (mailservers en interface voor opstellen en verzenden van mails)
• Inschrijvingstool: EquClub - Equicty NV

Ofwel hebben we met deze partijen een overeenkomst die verzekert dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleven, ofwel blijkt dit uit hun algemene gebruiksvoorwaarden.

Hierbuiten zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

4. Gebruik van onze website


Links

Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren je dan ook om altijd de privacyverklaring van de betreffende website te lezen.


Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestandje vervolgens op in je apparaat. Je apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze site het apparaat later weer herkent.

We kunnen cookies gebruiken om je ervaring op onze website te verbeteren. Je kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Er worden dan geen cookies meer opgeslagen als je onze website bezoekt. Maar let wel op: zonder cookies werkt onze website mogelijk minder goed.

5. Doen wij aan geautomatiseerde besluitvorming?

Onze IT-systemen nemen geen beslissingen op automatische wijze. We nemen dit in overweging naar de toekomst toe om onze administratie te verlichten, maar momenteel worden alle handelingen van het systeem gestuurd door medewerkers of hiertoe bevoegde vrijwilligers van de manege.

6. Wat zijn jouw rechten?

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:
• Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens. Dat kan voor een groot deel via onze inschrijvingstool. Mogelijk komen er daarnaast nog gegevens van je voor in mails of documenten.
• Je hebt recht tot correctie van jouw gegevens. Dat kan via onze inschrijvingstool.
• Je mag ons vragen de persoonsgegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en). Het grootste deel van de gegevens die wij hebben worden direct verwijderd als je je verwijdert uit onze inschrijvingstool.
• Heb je het idee dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken. Hoewel we natuurlijk sowieso al enkel het strikt noodzakelijke doen met je gegevens en deze niet aan andere partijen doorgeven dan onze subverwerkers.
• Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens. Wij kunnen deze kopie op jouw verzoek ook aan een andere partij doorgeven, zodat je dit zelf niet meer hoef te doen.
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).
• Als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken, dan kan je hierover direct contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Je kunt desgewenst ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Je mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van jou verwerken. Als de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering één of meerdere van onze diensten, kan je vanaf dat moment niet meer genieten van deze dienst(en).

7. Beveiliging

We doen ons best om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden. Onze subverwerkers zijn verantwoordelijk voor technische beveiliging van de gegevens die zij verzamelen, maar langs onze zijde nemen wij de volgende maatregelen:


Technisch

• De toegang tot de gegevens te beperken tot de personen die de gegevens nodig hebben.
• Aan onze medewerkers en vrijwilligers met overeenkomst van onbepaalde duur wordt gevraagd een degelijk wachtwoordbeleid te hanteren.
• De verbinding met de inschrijvingstool is beveiligd met https.
• De fotoalbums op onze website zijn afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord, dat op regelmatige basis veranderd wordt.


Organisatorisch

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Alle personen die namens ons van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

8. Wijziging van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring steeds aanpassen. Als wij de privacyverklaring in belangrijke mate veranderen zullen we gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan (in onze inschrijvingstool) op de hoogte brengen van de wijzigingen. Als je hierop niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij je aan de website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.